פתיחת חברה בסין דורשת לא רק איסוף מסמכים וקבלת רישיונות אלא גם גיוס ומינוי מספר תפקידי מפתח. במאמר זה נסקור את תפקידי המפתח שיש למנות בכל תהליך הקמת חברה בסין ואת תחומי האחריות המוקצים להם.
תפקידי חובה בחברה מקומית בסין
בעלי מניות (Shareholders)
בעלי המניות יכולים להיות אנשים פרטיים או חברות רשומות, והם אלה שמשקיעים את ההון הראשוני בעת רישום החברה בסין. למעשה, הם היחידים בעלי הסמכות לאשר הזרמות כספים נוספות לחברה המקומית בסין. חשוב לציין שהון זר המושקע בחברה פטור מתשלום מס חברות (Corporate Income Tax), שכן איננו תוצאה של רווחי פעילות עסקית. בעלי ההון הם הסמכות הגבוהה ביותר בחברה. במסגרת זו הם רשאים להגדיר את מטרות החברה, להתוות מדיניות ולהחליט על מינויי תפקידי המפתח (כמפורט להלן). על פי רוב, בעלי המניות של חברת הבת הסינית יהיו אותם בעלי המניות של חברת האם במדינת המוצא.
דירקטור / חבר דירקטוריון
חברי הדירקטוריון אחראים על הפיתוח וההוצאה לפועל של מדיניות החברה, כפי שהוכתבה על ידי בעלי המניות. במילים אחרות, הם הזרוע המבצעת של בעלי המניות ובסמכותם לקבל החלטות בשם בעלי ההון.
בדרך כלל חבר הדירקטוריון מונה מספר אי זוגי של חברים (1,3,5 וכו'). במקרה בו אדם אחד בלבד מאייש את הדירקטוריון, הוא מכונה Executive Director, אך במקרה של שלושה חברים ומעלה יש למנות גם יושב ראש. חברי הדירקטוריון ממונים על ידי בעלי המניות ותקופת כהונתם נמשכת שלוש שנים. בתומה הם יכולים להיבחר מחדש.
הנציג הרשמי של החברה (Legal Representative)
הנציג הרשמי של החברה בסין הוא העובד בעל הסמכות החוקית להתייצב מול הרשויות הסיניות, לממש מולן את סמכויות וחובות החברה, ועליו אף מוטלת חובת מתן הדיווח להן. הנציג הרשמי משמש כאחד המנהלים בפועל של החברה, כך שהוא או היא מתפקדים כדמות מרכזית המעורבת ולוקחת חלק בכל הקשור לתפעול השוטף של החברה. הנציג הרשמי יכול לכהן גם כיושב ראש חבר הדירקטוריון או כחבר דירקטוריון יחיד (Executive Director). חשוב במיוחד לציין שלנציג המשפטי אחריות אישית בכל מקרה של התנהלות בלתי תקינה של החברה המקומית. לפיכך, הוא גם נדרש לשאת באופן אישי את ההשלכות הנלוות.
קראו עוד על ניהול עסקים בסין
הממונה על הכספים (The Financial Person in Charge)
הגורם הממונה על הכספים הוא אחד משני בעלי התפקידים הנושאים באחריות אישית בכל מקרה של אי ניהול כספים תקין, עיכובים בהגשת דו"חות, אי התאמה בין דו"חות או חתימה על שינויי מדיניות. על אף שמדובר בתפקיד שונה מזה של מנהל הכספים (CFO), שאמון למשל על הנהלת חשבונות בסין, מומלץ שהגורם הממונה על הכספים יהיה בעל ידע בסיסי בכלכלה ובפיננסים. כמו כן, למרות שאין דרישה שבעל תפקיד זה יהיה בהכרח אזרח סיני, מומלץ שיהיה מסוגל לקרוא ולכתוב סינית. כדי לאייש תפקיד זה יש לעבור תהליך אימות שם על ידי הגשת תעודת זהות ומתן מספר טלפון מקומי לצורך קיום תקשורת שוטפת עם משרד המס.
איש הקשר מול לשכת המס
זהו העובד המקשר בין החברה ללשכת המס, ואין בסמכותו לבצע שום פעולה פיננסית. איש הקשר מול לשכת המס אינו חייב להיות אזרח סיני, אך לצורך אימות זהותו ולצורך תקשורת רציפה מול לשכת המס, עליו להחזיק במספר טלפון מקומי ורצוי שיוכל לקרוא סינית. חברות רבות בבעלות זרה בסין מעדיפות למלא תפקיד זה באווטסורסינג, ואנו מסייעים להן בכך. עם זאת, יש מקומות בסין שבהם תקנות מקומיות אינן מאפשרות זאת ומחייבות שבעל התפקיד יהיה אחד מעובדי החברה.
המלצות גיוס
מנהל כללי (General Manager)
המנהל הכללי אחראי על הניהול השוטף של פעילות החברה. את תפקיד המנהל הכללי יכול למלא גם אחד מחברי הדירקטוריון, אלא שכפילות התפקידים הזו מעניקה כוח רב בידי אדם אחד בלבד.
תחומי האחריות של המנהל הכללי הם:
- ניהול פעילות החברה בסין
- פיקוח ודיווח לחבר הדירקטוריון על פעולות עסקיות ותהליכי ייצור
- השתתפות בישיבות דירקטוריון
- קביעת מדיניות ומנגנוני ניהול
- קבלת החלטות על גיוסים ופיטורים
- כל אחריות נוספת כמפורט בתקנון החברה
מפקח (Supervisor)
האחריות הבסיסית של המפקח, או המפקחים (תלוי בגודל החברה), היא לפקח על הפעילות והביצועים של חברי ההנהלה הבכירה ולוודא שאין ניצול לרעה של כוח.
למפקחים אסור לכהן בכל תפקיד ניהולי אחר בחברה כדי שיוכלו לבצע את מלאכת הפיקוח באופן בלתי תלוי ולהימנע מניגודי אינטרסים. עם זאת, בעלי המניות ו/או עובדים בדרגים נמוכים יותר בחברה כן יכולים לשמש כמפקחים, בין אם הם מתגוררים בסין ובין אם לא.
החוק הסיני מעניק למפקחים מגוון של סמכויות וגישה למסמכים בחברה. הם רשאים:
- לפקח על הניהול הפיננסי
- להמליץ על גיוס והעסקת עובדים בסין או על פיטורים
- לייעץ לחברי הדירקטוריון
- להגיש תביעות כנגד עובדים שחרגו מסמכותם
קצין אבטחת מידע
תפקיד זה נולד בשל הצורך להבטיח את עמידת החברה המקומית במכלול חוקי הגנת המידע הצוברים תאוצה בסין בשנים האחרונות (למשל חוק הגנת הפרטיות, חוק אבטחת המידע ועוד). במסגרת התפקיד, קצין אבטחת המידע נדרש להתעדכן תדיר בדרישות החוק ברמה הלאומית והמחוזית כאחד, ולוודא שהחברה עומדת בכולן כחוק. מומלץ שגורם זה יהיה אחד מעובדי החברה בסין על מנת שיוכל להביא עדכונים היישר מהשטח ושיהיה ניתן לפנות אליו באופן אישי בעת הצורך.
בעת רישום חברה בסין חשוב להקפיד לאייש את כל התפקידים הנדרשים על פי חוק, וכן מומלץ לבצע התאמות על פי צורכי כל חברה. לפני שאתם מקימים עסק בסין רצוי להתייעץ עם גורם מקומי מקצועי ומנוסה. אנו ב-PTL Group נשמח לתמוך ולהדריך אתכם לפני, במהלך ואחרי תהליך הקמת החברה בסין.
