שיטת החותמות הסינית – החותמת האדומה שסוגרת עסקה

מה הופך מסמך בסין למחייב מבחינה משפטית?

בחברות מערביות נהוג להתייחס לחתימת המנכ"ל כאישור המעניק למסמך תוקף ממשי, אך בסין זוהי דווקא החותמת האדומה הגדולה שמתנוססת על גבי כל מסמך ונותנת לו תוקף משפטי. חותמות החברה הסיניות (Chops) מקבילות לכאורה לחתימת המנכ"ל, אך בפועל יש להן ערך רב יותר. חותמת החברה הסינית מהווה גושפנקא לתוקף המסמך ולתוכנו, היא מייצגת את החברה מול צדדים שלישיים והיא תקפה גם ללא חתימתו של המנכ"ל או מורשה חתימה אחר.

החותמות האדומות הן הנפוצות ביותר, אך לעיתים נעשה שימוש גם בחותמות כחולות או שחורות, על פי החלטת הגוף הממשלתי המקומי המנפיק את החותמת. חברות הפועלות מחוץ לסין היבשתית, למשל בהונג קונג, משתמשות גם הן בחותמות בצבעים שונים.

זרים העוסקים בניהול עסקים בסין מודאגים לא פעם מהאפשרות שהחותמות ישמשו לזיופים והונאות, אך זיוף החותמות הוא משימה קשה עד בלתי אפשרית. אם חברה מאבדת את החותמת שלה, באפשרותה להנפיק חותמת חדשה רק באישור סוכנות הביטחון הלאומית (Public Security Bureau – PSB), אחרת מי שיצר את החותמת יואשם בזיוף וייענש בחומרה.

עם זאת, שיטת החותמות הסינית בכל זאת טומנת בחובה סיכונים ולכן יש להקפיד על שליטה מלאה בחותמות ובנוהל השימוש בהן.

סוגי חותמות

בסין יש מספר סוגים של חותמות, בחלק מהן השימוש הוא חובה, ובאחרות הוא תלוי בהחלטה ובצרכי החברה. אופן השימוש בהן וזהות האחראי עליהן עשויים להשתנות בהתאם לגודל החברה.

החותמת הרשמית של החברה: לאחר רישום החברה בסין, כל חברה בבעלות זרה נדרשת להנפיק חותמת חברה רשמית אצל ה- PSB. החותמת הרשמית היא בדרך כלל עגולה ומופיע בה שם החברה המלא בסינית.

חותמת החברה הרשמית היא החותמת החשובה ביותר ובעלת היקף השימוש הגדול ביותר. למשל, היא משמשת לחתימה על מסמכים חוזיים, מסמכים ממשלתיים, מסמכים של בנקים  ואישורים רשמיים שונים מטעם החברה. חותמת החברה הרשמית מופקדת אצל הנציג הרשמי של החברה. ברגע שמסמך נחתם, המסמך מקבל תוקף משפטי והחברה אחראית לכל ההשלכות.

קראו עוד על הקמת חברה בסין

החותמת הפיננסית: גם זו חותמת מחייבת (למרות שלעיתים ניתן להחליף אותה עם חותמת החברה) והיא רשומה ב- PSB וגם בבנק שבו יש לחברה חשבון. החותמת הפיננסית, כשמה כן היא, משמשת בעיקר לחתימה על מסמכים פיננסיים כגון העברות כספים, הנפקת צ'קים, רישום והחזרי מס בסין, משיכת מזומנים, פתיחה או שינוי פרטי חשבון הבנק של החברה. אנו ממליצים בדרך כלל לשמור על החותמת הפיננסית במקום נפרד מחותמת החברה הרשמית, אצל העובד האמון על העברות כספים יומיומיות, אך זה כמובן תלוי בגודל החברה.

חותמת הנציג הרשמי של החברה: חותמת אישית זו מופקדת בידי הנציג הרשמי של החברה שהוא בעל הסמכות החוקית להוציא לפועל את סמכויות וחובות החברה, והוא גם ערב להן. חותמת הנציג הרשמי של החברה היא חותמת מחייבת, הרשומה גם ב- PSB וגם בבנק שבו לחברה יש חשבון. חותמת זו מתלווה בדרך כלל לחותמת החברה ומשמשת בעיקר לחתימה על מסמכים רשמיים ופעולות פיננסיות.

חותמת מכס: חותמת זו דרושה לחברות העוסקות בסחר בינלאומי, והיא משמשת לחתימה על הצהרות מכס ותהליכי ייבוא-ייצוא. מומלץ להפקיד את חותמת המכס תחת אחריותו של מי שמנהל את ענייני הייבוא והייצוא של החברה.

מייצאים לסין? קראו עוד על מיסים ותעריפים

חותמת חוזים: זוהי חותמת רשות המשמשת לחתימה על חוזים בין החברה לבין צדדים שלישיים (עובדים, לקוחות, ספקים).

חותמת חשבוניות: משמשת לחתימה על חשבוניות וקבלות מס בסין.

חותמת אלקטרונית: הגרסה האלקטרונית משמשת לחתימה דיגיטלית על מסמכים חוזיים ופיננסיים. כדי ליהנות ממעמד משפטי מחייב הזהה לזה של החותמת הפיזית, החותמת האלקטרונית צריכה לעמוד בכמה תנאים, שמגדירים את בעל החותמת כערב לתוקפה ולמהימנות מקורה, וכן כאחראי על תיעוד כל שינוי שחל בחותמת.

מערכת שליטה בחותמות

מנהלי עסקים בסין וגם ההנהלה הנמצאת במטה החברה מחוץ לסין, חוששים לא פעם מניצול לרעה של החותמות, בעיקר על ידי הצוות המקומי בסין. אם ניתנת להם גישה חופשית לחותמות, הרי שמופקד בידיהם כוח רב שבמקרה הגרוע עלול להוות קלף מיקוח אל מול בעלי החברה הזרים, כי מי שמחזיק בחותמות החברה יכול תיאורטית גם למכור אותה.

הנה כמה עקרונות להגברת הזהירות ולמניעת שימוש לא הולם בחותמות:

• לשמור את החותמות במקום בטוח ולהפחית את בעלי הגישה אליהן למינימום.
• להפקיד את החותמות השימושיות במיוחד אצל אותם גורמים בחברה שמשתמשים בהן בקביעות.
• לתעד בכתב מי הם בעלי התפקידים בחברה המורשים להחזיק ו/או להשתמש בחותמות.
• להגדיר סכום שמעליו כל התחייבות פיננסית תדרוש לצרף לחותמת גם אישור מנכ"ל.
• כשנכנס מנהל חדש לתפקידו, מומלץ שיערוך בדיקה ויוודא היכן נמצאת כל חותמת וכן ירענן את נהלי השימוש בהן.

אחד הפתרונות המעשיים והמקובלים הוא למצוא גורם חיצוני שיסייע בניהול החברה המקומית בסין, גורם אמין שיהיה מעורב ופעיל ויחזיק בידיו את חותמת החברה.  אנו ב- PTL Group מספקים את הפתרון הזה למספר רב של חברות ישראליות בסין. בין השירותים שאנו מציעים, נכלל גם ניהול כוח אדם, לוגיסטיקה וניהול כספים, וזה כולל את כל הבירוקרטיה, התשלומים והעברות הכספים הנדרשות.  נשמח לסייע גם לכם.