מנהלים חברה בסין? כך תשמרו על השליטה בידיים שלכם

חברה ישראלית שרוצה להתרחב גלובלית חייבת להיות נוכחת בסין, אך הכניסה לשוק הסיני והפעילות בה רצופים אתגרים. כיצד להיערך ועל מה להקפיד בהקמה וניהול של אופרציה מסחרית בסין? כיצד יכולה ההנהלה הישראלית לשמור על שליטה בנעשה בשמה בצד השני של העולם? כל התשובות כאן.

למרות שחברות ישראליות פעילות בסין כבר כמה עשורים, עדיין מרחפת השאלה איך לבנות נכון את הפעילות בה. בשל היותה מדינת ענק הטרוגנית, עם רגולציה משתנה, המתאפיינת בתרבות עסקית ייחודית, שפה לא מוכרת ותחרות אגרסיבית, סין היא עדיין אתגר גדול.

חברות שכבר מנהלות פעילות מסחרית בשוק הסיני, או כאלה שמתכננות את צעדיהן הראשונים בסין, צריכות ללמוד מהנסיון שהצטבר עד כה, להיערך בתבונה ולתכנן את מאמצי החדירה לשוק בקפידה ובזהירות.

ככלל, כשמתחילים מהלך של כניסה לשוק הסיני, לא מומלץ להקים ישות משפטית לפני שברורה אסטרטגיית החדירה: האם צריך להקים חברה? היכן ובאיזו מתכונת? היכן ממוקם השוק שלה בסין? מי המתחרים המקומיים? חשוב להקדיש זמן לענות על כל השאלות האלה לפני שמחליטים אם מתי וכיצד להקים חברה בסין מפני שיש עוד פתרונות שמותאים לצרכים השונים של חברות שונות בסין. בהמשך הדרך, החברה עלולה לגלות שלאור שינויים בתנאי השוק, שיעורי הצמיחה של העסק, אילוצי תקציב, או חלילה מגפה עולמית, עליה לשנות את אופן הפעילות שלה בשוק הסיני. לצערנו הרב, על אף שתהליך הקמת חברה בסין הפך קל יותר עם השנים, שינוי רישיון העסק וטווח הפעילות בסין עודם תהליכים ביורוקרטיים מייגעים. לפיכך, אלה שאלות בסיסיות שחייבים לתת עליהן את הדעת מבעוד מועד, כדי להתאים את רישיון העסק מראש לאפשרויות של צמיחה, התפתחות ומידה מסויימת של שינוי על פי ההישגים והצרכים בשוק הסיני.

מניסיוננו, את מרבית הפעילות העסקית בשנים הראשונות ניתן לבצע בעזרת נותני שירותים צד ג' וללא צורך ברישום חברה בסין. כדאי לנצל כל עזרה שכזו גם כדי למזער את ההשקעה הראשונית, גם כדי ליהנות מהתשתיות הקיימות ומהניסיון שהצטבר אצל נותני שרותים מסוג זה, וגם כדי לצבור יידע מספיק שיעזור לקבל החלטה אם, מתי, היכן וכיצד להקים את החברה בסין.

על מה אסור להתפשר בניהול חברה בסין

בשנים האחרונות קל יותר להקים חברה מקומית בבעלות זרה (WFOE) בסין. כתוצאה מכך צצו סוכנים מקומיים רבים, שמציעים לחברות זרות להקים עבורם WFOE בעלות נמוכה מאוד. סוכנים אלה משתמשים בתבנית מוכנה להקמת חברה, ללא בחינת המשתנים הספציפיים לכל חברה וחברה, מה שעלול לטרפד את הסיכוי להצלחה כבר מהיום הראשון. חברות זרות רבות בולעות את הפיתיון ומוצאות את עצמן עם חברה מקומית, שאינה מתאימה למימוש התוכנית העסקית שלהן בסין,שאינה מספקת מענה לצרכיהן, ואולי אף שלא רשומה כראוי.

ניהול כושל של פעילות החברה בסין מתחיל בדרך כלל בליקויים בהעברת מידע להנהלת החברה ובהיעדר שקיפות. בסופו של דבר, ניהול מקומי כזה יכול להוביל להתנהלות עסקית לא מקצועית, שבמקרה הטוב איננה מצייתת לתקנות העסקיות בסין, ובמקרה הגרוע גורמת נזק ואף עשויה להוביל לעצירת הפעילות בסין או להפקעת רישיון העסק

מנגד, הקמת חברה כהלכה, בהתאם לתקנות ולמודלים עסקיים הכוללים מנגנוני פיקוח ובשקיפות מלאה בין הצדדים, מאפשרת להנהלת החברה הישראלית להישאר עם היד על הדופק ולשלוט בפעילות חברת הבת בסין.

להלן שישה עקרונות שממש לא מומלץ להתפשר עליהם בניהול חברה מקומית בסין:

1) רישום והקמה – לרישום והקמת WFOE (חברה בבעלות זרה) בחרו ספק שירותים מקומי או עו"ד בעל ניסיון עשיר, שמציג המלצות מחברות שעבדו איתו. יש להתייחס ברצינות מירבית לכל פרט במסמכי ההתאגדות, שכן פרטים אלה יהיו מכריעים בעת משבר או בעת שינוי שתרצו לעשות בחברה (מכירה, השקעה, שותפות ועוד).

2) ניהול מקומי איכותי – גיוס ובחירת מנהל הפעילות הראשון מהווה שלב מכריע בהתנהלות של החברה בשנים הראשונות. חשוב להשקיע בבדיקות רקע ולמצוא את המנהל בעל הידע והניסיון שאתם דורשים ולא להתפשר על מנהל שלא עונה על כל דרישות התפקיד. בחירת מנהל פעילות לא מתאים תחליש את הפעילות ותגרום לעיכוב בפיתוח השוק או במקרים קיצוניים לנזק בלתי הפיך.

3) הפגנת נוכחות ומעורבות – חברות זרות רבות נוהגות לתקשר עם הסניף בסין דרך איש קשר בודד, הן במטה והן בסניף בסין. הדבר גורם לעומס בלתי הגיוני על המנהל בסין וגורם לקשיים בזרימת המידע. אם נוסיף על זה את קשיי השפה וההבדלים התרבותיים, הרי שהעברת המידע בין המטה לסניף בסין תהיה לוקה בחסר. כדאי לערב גורמים נוספים במטה שיהיו מעורים בפעילות בסין, שייקחו חלק בניהול והפיקוח השוטף וגם יגיעו לביקורים בסניף הסיני כשמתאפשר.כמו כן, בזמנים של אי ודאות ושיבושים בשגרת העבודה, כמו למשל בימי הסגר של משבר הקורונה, חשוב להפגין מעורבות והתעניינות בצוות הסיני, גם לצורך הכוונה אך גם לצורך פיקוח.

4) ניהול כספים – אם אינכם נוכחים בסין, מנו גורם נאמן שיחזיק את החותמות שלכם, הרישיונות וסיסמאות הבנק שלכם. כדאי לבחור רו"ח בעל מוניטין ונסיון מוכח בניהול חברות בסדר גודל של החברה שלכם, שיכול לקחת על עצמו את הנהלת החשבונות בסין ובמקביל גם לפקח על הפעילות מטעמכם. המלצה חמה: צרו תהליכי עבודה פיננסית מסודרים וגבשו הנחיות עבודה ברורות. חשוב לבצע ביקורות מקיפות ויסודיות בכל תחומי הפעילות החשבונאית, כולל בדיקת מערכת הפקת חשבוניות מס בסין, הגשת דוחות מס ומעקב אחר החזרי מע"מ בסין וזיכויים מסוגים שונים.

5) חתימה על ספר העובדים של החברה – בסין כל חברה מחויבת, על-פי חוק, לנסח ספר חוקים, או תקנון, של החברה. זהו אחד ממסמכי התעסוקה החשובים ביותר בסין, הידוע בעיקר בשם ספר העובדים (The Employee Handbook). חברות רבות מתייחסות בזלזול למסמך זה, אך כשמגיעים לבית הדין לעבודה מגלים שהדיינים מתייחסים במלוא הרצינות לספר החוקים הפנימי של החברה. חשוב לא רק להכין ספר נהלים של החברה, אלא גם שהעובדים יקראו אותו ויחתמו עליו, שכן רק חתימה זו תחייב אותם בבית הדין לעבודה.

6) שליטה, בקרה ופיקוח – מנו גורם מקצועי חיצוני שינהל ביקורת תפעולית תקופתית לבחינת ניהול הספרים ותהליכי העבודה בתחומי הכספים ומשאבי האנוש: ספירות מלאי, חשבוניות, מזומנים, בנקים, חוזי מכירות, חוזי העסקה וכיוצ"ב. המלצה חמה: הטמיעו מנגנוני פיקוח ובקרה גם בתחומים נוספים. חשוב לבדוק את המחסנים ופס הייצור, לבדוק ספקים ונהלי רכש, להשוות משכורות ולבדוק נהלי גיוס והעסקת עובדים בסין. מעבר לכך, כדאי גם לערוך ביקורות פתע בעזרת חברת הניהול שלכם בסין. זה יחזיק את המנכ"ל או השותף הסיני ערני.

כבר יותר מ-22 שנה שאנו מסייעים לחברות בינלאומיות לנהל את האופרציה שלהן בשוק הסיני, וביניהן עשרות חברות ישראליות. נשמח לעזור גם לכם.

קראו עוד על מערך השירותים המקצועיים שאנו מספקים בסין, או צרו קשר.

בהצלחה בהרפתקה הסינית,

צוות PTL Group